A avaliação de desempenho de fornecedores é um processo fundamental para garantir que os fornecedores de matérias-primas e de materiais de embalagem primária estão a cumprir os requisitos associados à qualidade, segurança e legalidade dos alimentos que fornecem.
Por isso, delinear e implementar uma metodologia de avaliação contínua é essencial para tornar o processo de compra mais confiável e eficiente.
Os 5 passos a seguir para uma avaliação de fornecedores eficaz
Antes de mais, a comunicação é sem dúvida, um elemento chave para evitar mal-entendidos e minimizar os riscos.
Deste modo, é uma boa prática informar todos os fornecedores de matérias-primas e materiais de embalagem primária que serão avaliados continuamente ao longo do ano, bem como quais serão os critérios a que estarão sujeitos.
Assim sendo esta informação deve ser formalizada por escrito através de uma de várias formas possíveis, como por exemplo: um Acordo de Condições de Qualidade e Segurança Alimentar; um Questionário; um Contrato ou uma Adenda ao Contrato com o fornecedor.
Os seguintes 5 passos estão estruturados para garantir um processo eficaz e que cumpre com os requisitos das Normas de Segurança Alimentar, tais como a BRCGS ou a IFS.
Primeiro passo – Definir os critérios de avaliação
No primeiro passo são definidos os critérios que vão ser avaliados no desempenho dos fornecedores. Para tal, consideram-se aspetos relacionados com o serviço prestado e com o material fornecido.
Como por exemplo: as condições comerciais; a conformidade com os requisitos do produto; o cumprimento dos prazos de entrega; a eficácia na resolução de reclamações; a capacidade de prestar informações técnicas; a disponibilização de documentação completa e atempada; e ainda, os resultados de auditoria ou de testes de rastreabilidade realizados ao fornecedor.
Segundo passo – Manter um registo de incidências de cada fornecedor
O segundo passo consiste em manter um registo atualizado de todas as incidências que ocorram com cada fornecedor ao longo do ano. Para este efeito, considera-se o modo como decorrem as entregas de mercadoria e o relacionamento técnico-comercial com cada fornecedor.
Terceiro passo – Avaliar anualmente os critérios definidos
O terceiro passo consiste em analisar com uma periodicidade pelo menos anual, para cada fornecedor, todos os critérios definidos. De acordo com o número de incidências registadas ao longo do ano, é atribuída uma pontuação a cada critério.
Quarto passo – Atribuir uma classificação ao fornecedor
No quarto passo aplica-se a média das pontuações de todos os critérios. Obtém-se um valor, que se vai traduzir na classificação do fornecedor (Figura 1).
Esta classificação tem como propósito de determinar se o fornecedor continua a estar aprovado. E ao mesmo tempo, se são necessárias medidas adicionais para melhorar a eficácia do controlo do fornecedor.
Quinto passo – Atualizar a lista de fornecedores aprovados
É uma boa prática informar cada fornecedor acerca da classificação anual que obteve. Bem como, sobre as medidas de controlo adicionais a que vai ser sujeito ou o plano de ação a acordar com o fornecedor.
O quinto passo representa o final da avaliação anual. Consiste em atualizar a Lista de Fornecedores Aprovados, de acordo com os resultados de desempenho obtidos.
Este momento pode ser também aproveitado para verificar a atualização dos contactos dos fornecedores.
Não esquecer que a lista de contactos atualizada deve estar disponível para o pessoal relevante.
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